جلسات هيئة المجلس هي ساحة هامة للتأثير من قبل الأعضاء، مناقشة الاقتراحات الّتي تعرضها إدارة السلطة واللجان، إبداء تحفظات، في حال وجدت، وعرض بدائل أو اقتراحات للتحسين. كما يمكن لعضو المجلس أن يعرض جوانبًا إضافية لذات القضية، ربما يجهلها الآخرون، بناء على ما يسمعه ويصله من خلال التواصل مع المواطنين.
ملاحظة: هذا القسم يحاول عرض النصوص القانونية الّتي تنظم عمل المجلس، وفق الإضافة الثانية لقانون البلديات. تعليمات مشابهة، مع وجود اختلافات معينة، تسري على السلطات الأخرى وفق الإضافة الثالثة لأمر المجالس المحلية، وأمر المجالس المحلية (مجالس إقليمية). في بعض المواضيع المطروحة ذكرنا قسم من تلك الاختلافات.
تنقسم الجلسات إلى نوعين: جلسة عادية (מן המניין) وجلسة غير عادية (לא מן המניין). الجلسة العادية تحدد مسبقًا، بينما تعقد الجلسات غير العادية عند الحاجة، أو الطلب. هذه التسمية لا تعني أن الجلسة غير العادية أقل أهمية، فقضايا هامة عديدة، من بينها الميزانيات، تناقش وتتخذ القرارات بشأنها في جلسات غير عادية.
تعقد الجلسات العادية مرة كل شهر، لكن يمكن للمجلس أن يقرر عدم عقد جلستين خلال السنة. أما في المجالس الإقليمية فعلى المجلس عقد جلسة عادية مرة كل 6 أسابيع على الأقل، ويمكنه أن يقرر عدم عقد جلستين في أشهر محددة من التقويم العبري.
موظف سلطة محلية بدرجة رئيس فرع فما فوق، يكلفه رئيس السلطة بمهام مركز الجلسة، إما بشكل ثابت وإما لجلسة معينة. أمر المجالس المحلية وأمر المجالس الإقليمية يوكلان هذه المهام لسكرتير المجلس.
خلال شهرين من يوم انتخابه، يحدد المجلس موعدًا ثابتًا للجلسات، بشرط أن لا يحدده في يوم العطلة الأسبوعي أو عشية يوم العطلة الأسبوعي، إلّا إذا وافق على ذلك جميع الأعضاء. حتى تحديد موعد ثابت، تعقد الجلسات يوم الأربعاء (في المجالس المحلية – يوم الخميس) الأول من كل شهر، في الساعة 18:00. في حال تزامن يوم الجلسة مع يوم عطلة لأي من الأعضاء (عيد وما شابه) تؤجل الجلسة لنفس اليوم والساعة من الأسبوع التالي.
لا تبدأ الجلسات قبل الساعة 18:00، إلا إذا اتفق جميع أعضاء المجلس على عقد الجلسات في ساعة أخرى.
يمكن لرئيس السلطة، بموافقة غالبية الأعضاء، تأجيل الجلسة لمرة واحدة، لموعد آخر، بشرط أن تعقد جلسة واحدة على الأقل في نفس الشهر. كذلك عليه تأجيل الجلسة في حال توجه إليه ثلث أعضاء المجلس بطلب خطي لتأجيل موعد جلسة، خمسة أيام على الأقل قبل عقدها، مرة واحدة، لمدة لا تزيد عن أسبوع.
تعقد الجلسات في مكاتب السلطة المحلية، إلّا إذا قرر المجلس غير ذلك، بناء على اقتراح رئيس السلطة. كما يمكن لرئيس السلطة أن يقرر نقل جلسة معينة إلى مكان آخر، إذا كانت حاجة لذلك بسبب طابع احتفالي للجلسة أو كثرة المشاركين.
لا تعقد جلسة مجلس إلّا بعد توجيه دعوة للأعضاء، حسب القانون. بمسؤولية مركز الجلسات التوقيع على الدعوات وإيصالها للأعضاء.
على الدعوة أن تشمل التفاصيل التالية:
1. نوع الجلسة: عادية أو غير عادية.
2. اليوم، الساعة ومكان انعقاد الجلسة.
3. جدول أعمال الجلسة، حسب الترتيب الّذي ستناقش فيه المواضيع.
4. في الجلسات الّتي سيناقش فيها مقترح ميزانية، فرض رسوم أو قوانين مساعدة – يتم إرفاق مسودة الاقتراح. في حال أمكن، ترفق مقترحات لجان المجلس الّتي ناقشت الميزانية ووجهات نظر مهنية.
5. في الجلسة الّتي تعقد بناء على طلب ثلث الأعضاء – يتم إرفاق جدول الأعمال المقترح للجلسة. في حال أمكن، ترفق مقترحات لجان المجلس الّتي ناقشت الموضوع ووجهات نظر مهنية.
6. في الجلسات الّتي تناقش اتفاقية/صفقة معينة – يتم إرفاق العقد المخطط توقيعه وورقة موقف من المستشار القضائي للسلطة.
تسلم الدعوات لأعضاء المجلس (في البلديات) قبل 48 ساعة على الأقل. في حال وافق جميع أعضاء المجلس، يمكن عقد الجلسة دون مرور 48 ساعة على موعد تسليم الدعوة. في المجالس المحلية تسلم الدعوات لغاية 36 ساعة من موعد الجلسة، وفي المجالس الإقليمية تسلم باليد قبل 24 ساعة على الأقل أو بواسطة البريد قبل 36 ساعة. أما الدعوة للجلسة الأولى في مجلس إقليمي فتسلم قبل 48 ساعة.
في الجلسات الّتي تناقش اقتراحات ميزانية، تسلم الدعوة للأعضاء قبل 10 أيام من موعد الجلسة.
تسلم الدعوة لعضو المجلس بشكل شخصي. في حال كان تسليم الدعوة في منزل عضو المجلس، يمكن تسليمها لأحد أبناء العائلة البالغين الّذين يسكنون معه، أو بأي طريقة أخرى بناء على طلب عضو المجلس. في حال فشل الجهود لإيصال الدعوة بالطرق المذكورة، يمكن ترك الدعوة في صندوق البريد الموجود في منزله.
إذا رأى عضو المجلس (في البلديات) أنه لم تتم دعوته بشكل قانوني، عليه التوجه للمستشار القضائي للسلطة على الفور، عند اكتشاف الخلل في إيصال الدعوة. في هذه الحالة على المستشار القضائي إبداء رأيه، بموعد قريب قدر الإمكان، وعلى الرئيس العمل وفق توجيهات المستشار القضائي. كما يمكن للأعضاء (في المجالس والبلديات) التوجه للقضاء إذا لزم الأمر.
إضافة إلى دعوة الأعضاء، على مركّز الجلسات أن يدعو كبار الموظفين، إضافة إلى كل موظف آخر قرر المجلس أن الموضوع المطروح بمسؤوليته، أو موظف يتبع مباشرة لرئيس السلطة أو المدير العام طلب أحد الأعضاء خطيًا حضوره للجلسة قبل 24 ساعة من موعدها.
النصاب القانوني للجلسة هو غالبية أعضاء المجلس. في حال لم يكتمل النصاب بمرور نصف ساعة من موعد الجلسة، يكون وجود ثلث الأعضاء نصابًا قانونيًا لعقدها. إذا لم يتواجد ثلث الأعضاء تؤجل الجلسة للأسبوع التالي، في نفس اليوم ونفس الساعة. في الجلسة المؤجلة يكون وجود 3 أعضاء نصابًا قانونيًا لعقدها. في حال لم يحضر 3 أعضاء للجلسة المؤجلة، أو 5 أعضاء في المجلس المكون من 17 عضوًا فما فوق، تؤجل الجلسة للأسبوع التالي، في نفس اليوم ونفس الساعة، ويكون كل عدد من أعضاء المجلس نصابًا قانونيًا.
في حال تأجيل جلسة لعدم اكتمال النصاب، يقوم مركّز الجلسات بدعوة الأعضاء للجلسة المؤجلة في اليوم التالي (مثلًا: في حال تأجلت جلسة يوم الثلاثاء من أسبوع معين ليوم الثلاثاء في الأسبوع التالي، ترسل الدعوة للأعضاء يوم الأربعاء).
في حال خروج أعضاء من الجلسة بعد بدئها واكتمال النصاب، تستمر الجلسة طالما بقي فيها 3 أعضاء، أو 5 أعضاء في المجالس المكونة من 17 عضوًا فما فوق.
في المجالس المحلية والإقليمية يختلف العدد المطلوب لاكتمال النصاب والمدة الزمنية لعقد جلسة مؤجلة (انظروا المادة 22 للإضافة الثانية لأمر المجالس المحلية والمادة 53 لأمر المجالس الإقليمية).
في حال تغيب عضو المجلس عن 3 جلسات لثلاثة أشهر متتالية، أو تغيب عن 3 جلسات متتالية إذا لم تعقد جلسات في 3 أشهر متتالية، تنتهي عضويته في المجلس، إلّا إذا تغيب بسبب مرض أو خدمة عسكرية. إنهاء العضوية يتم فقط في حال توجيه رسالة إنذار لعضو المجلس بعد تغيبه جلستين متتاليتين، من قبل رئيس السلطة أو قائم اللواء في وزارة الداخلية.
في حال انتهاء العضوية بسبب التغيّب كما ذكر، يرسل رئيس السلطة لعضو المجلس رسالة خطية، عبر البريد المسجل، تبلغه بذلك، ويرسل نسخة من الرسالة لقائم اللواء. عضوية عضو المجلس تنتهي خلال 30 يومًا من تلقي الرسالة، إلّا إذا تبين عدم استيفاء الشروط لتفعيل هذه الصلاحية، أو إذا توجه عضو المجلس بالتماس للمحكمة.
تكون جلسات المجلس علنية وتعقد بأبواب مفتوحة، إلّا إذا قرر رئيس السلطة عقد جلسة مغلقة (أو قسم منها)، في حال رأى أن أسبابًا تتعلق بأمن الدولة أو خصوصية الأفراد تتطلب ذلك، وبالاستناد إلى تقرير من المستشار القضائي يعرض لأعضاء المجلس. في هذه الحالة يحظر على أعضاء المجلس كشف معلومات من الجلسة، إلّا إذا كان الأمر مطلوبًا لغرض تنفيذ قرار المجلس.
بعد عرض الموضوع المطروح على جدول أعمال المجلس، يعطي رئيس الجلسة الحق في التحدث للمشاركين حسب ترتيب المتوجهين إليه. في حال لم تكن كل الكتل ممثلة في لجنة الإدارة، يعطى حق الأولوية لممثل الكتلة الأكبر من بين الكتل غير الممثلة في الإدارة.
لا يتحدث عضو المجلس، باستثناء عضو مجلس يتحدث باسم لجنة من اللجان، في موضوع مطروح على جدول الأعمال لأكثر من 5 دقائق. يمكن للرئيس أن يمنح عضو المجلس وقتًا إضافيًا، بشرط أن لا يزيد الوقت المعطى لكل قائمة عن 20 دقيقة في كل واحد من المواضيع. في الجلسات المتعلقة بالميزانية يمنح عضو المجلس الحق للتحدث لمدة 10 دقائق، بشرط أن لا يزيد الوقت المعطى للقائمة عن ساعة واحدة. يمكن كذلك لعضو المجلس أن يتنازل عن الوقت المخصص له في هذه الجلسة لصالح عضو مجلس آخر.
في المجالس المحلية يحق لعضو المجلس التحدث لمدة 10 دقائق، كما يمكن لعضو مجلس أن يتنازل عن هذا الحق لصالح عضو مجلس آخر.
في البلديات، يخصص الجزء الأخير من كل جلسة مجلس، لمدة 15 دقيقة، لخطابات يلقيها الأعضاء من مكان جلوسهم. مدة الخطاب لكل واحد من الأعضاء لا تزيد عن دقيقة واحدة، ولا يزيد الوقت الإجمالي المخصص لكل قائمة عن 3 دقائق. الخطاب يتناول أي موضوع يختاره عضو المجلس، بشرط أن يكون متعلقًا بعمل السلطة المحلية.
لإدارة الجلسة وضمان النظام تعطى لرئيس الجلسة الصلاحيات التالية:
1. أن يوقف خطاب عضو مجلس تجاوز المدة الزمنية المخصصة له.
2. أن يوقف تسجيل أقوال عضو مجلس في محضر الجلسة، إذا استمر في الخطاب بعد أن طلب منه الرئيس أن يتوقف.
3. أن يحذر عضو مجلس يعيق سير الجلسة، وفي حال عدم استجابة عضو المجلس، لثلاثة إنذارات في جلسة واحدة، يملك الرئيس صلاحية إخراجه من الجلسة، باستثناء الدخول للتصويت.
4. أن يعطي الحق في التحدث لموظف ملم بالقضية المطروحة للنقاش.
5. أن يأمر بإخراج أي شخص من الجمهور يعيق سير الجلسة، بعد توجيه الإنذار له.
يمكن للعضو أن يقدم للمجلس، حتى 24 ساعة من موعد الجلسة، موادًا تتعلق بالموضوع المطروح للنقاش، بشرط أن تكون كمية المواد الّتي تتحمل السلطة نفقة طباعتها وتصويرها كمية معقولة. تسلم المواد لمركز الجلسات وهو بدوره يهتم بتوزيعها على أعضاء المجلس في بداية الجلسة.
لا تغلق الجلسة قبل 3 ساعات من بدايتها، إلّا إذا انتهت النقاشات والتصويت في كافة البنود المطروحة على جدول الأعمال، أو وافق ثلثا الأعضاء الحاضرين على إغلاقها.
في الجلسات المخصصة لمناقشة تقارير مالية سنوية ونصف سنوية، الميزانية، تقارير المراقب الداخلي وتقارير مراقب الدولة، يقرر المجلس المدة الّتي يحتاجها للنقاش. في جلسة الميزانية بإمكان ثلث أعضاء المجلس أن يطلبوا أن لا تقل مدة النقاش عن 6 ساعات. عقد جلسة متواصلة لمدة تزيد عن 4 ساعات يتم بموافقة ثلاثة أرباع أعضاء المجلس الحاضرين.
على السلطة المحلية إجراء تسجيل صوتي للجلسات وتدوين محضر جلسة. إدارة محضر الجلسة بمسؤولية مركّز الجلسات.
محضر الجلسة يفصل موعد ومكان انعقادها، أسماء الأعضاء الّذين حضروا الجلسة من بدايتها والأعضاء الّذين وصلوا متأخرين، الاستجوابات الّتي عرضت والرد عليها، جدول أعمال الجلسة وكل تغيير طرأ عليه، أسماء المشاركين في النقاش حول كل واحد من البنود، الاقتراحات والشرح المتعلق بها، أبرز ما جاء في النقاش، نتائج التصويت (مع تفصيل أسماء الداعمين، المعارضين والممتنعين في حال طلبوا ذلك) والقرارات الّتي اتخذت.
بعد الجلسة، يوقع الرئيس ومركز الجلسات خطيًا على المحضر، وترسل نسخة منه للأعضاء خلال 14 يومًا وقبل الجلسة العادية التالية، في حال حصول تأخير لأسباب خارجة عن السيطرة يجب تسليم نسخة من المحضر بأقرب وقت ممكن.
يمكن لعضو المجلس أن يطلب تعديل محضر الجلسة خلال 7 أيام من تلقي نسخة منه، ويناقش الطلب في بداية الجلسة التالية ويتم التصويت عليه. عدم تلقي طلبات كهذه بمثابة المصادقة على المحضر.
في المجالس المحلية والإقليمية يتم اتباع سيرورة مشابهة، مع اختلاف في موعد إرسال محضر الجلسة للأعضاء والمدة الزمنية لطلب تعديله.
على السلطة حفظ محضر الجلسة في مكتب المدير العام ومكان إضافي آخر في السلطة، وبواسطة جهاز مغناطيسي لتخزين البيانات. كذلك عليها فتح الإمكانية أمام الجمهور للاطلاع على محاضر الجلسات (المفتوحة)، خلال ساعات الدوام، ونشر نسخة في موقعها على الإنترنت.
إذا رأى رئيس السلطة حاجة في اتخاذ قرار طارئ من قبل المجلس، يتعلق بمواضيع مثل إنقاذ الأرواح والممتلكات، أو قرار آخر يلزم به القانون، ولا توجد إمكانية لعقد جلسة مجلس، بناء على ورقة موقف من المستشار القضائي، يمكنه أن يوعز لمركّز الجلسات بأن يرسل الاقتراح والتفسيرات المطلوبة لأعضاء المجلس ويسألهم عن موقفهم من الاقتراح، أو أن يتوجه إليهم خطيًا ويطلب ردهم، شرط التأكد هاتفيًا أنهم تلقوا الاقتراح وتم تسجيل موقفهم. القرار وفق هذه الطريقة يتخذ بعد إعلام مسبق لمدة 24 ساعة.